如何召开工程团队会议(不浪费任何人的时间)
如何召开工程团队会议(不浪费任何人的时间)
成长的烦恼:所有中型创业公司的苦恼，包括 Flatiron。过去，每个人都挤在一个房间里，偷听发生的一切；现在我们几乎挤不进礼堂。虽然在这个过程中有许多斗争(办公空间，不知道每个人的名字，需要第二个溢出的排球队)，但沟通是迄今为止最大的。我们希望每个人都能获得信息，我们希望尽可能多的人提供信息；不知不觉中，我们的日历上布满了各种形状和大小的会议，微小的“块:工作”矩形少之又少。
事实是，我绝对喜欢开会。我喜欢这种感觉，当一群人聚在一个房间里，在以前只有混乱的地方创造出一个解决方案。我喜欢有人与更广泛的群体分享想法，每个人都学到一些东西。我喜欢冲刺计划，当你到达终点时，知道你有一个好的、易处理的、有价值的工作计划。基本上，我喜欢利用别人的大脑。
我主持了很多会议，也参加了很多会议。我成功地主持了违反所有“规则”的会议，也有不成功的会议，我认为我做的一切都是对的。
在过去的几个月里，我试图将“迎接成功”的哲学提炼为几条黄金法则:
- 只有当你想从会议中得到一些切实的东西时，才举行会议
- 确保每个与会者都知道他们为什么在那里
- 面对冷漠，有一个如何完成目标的计划
想要实实在在的东西
首先，你应该开会吗？作为会议主持人，你个人必须投入，需要从会议中获得一些东西，否则，何必呢？
你在会议中不需要的是听你自己讲话。关于为什么信息会议不好，已经写了很多，但是由于大多数会议都嵌入了信息，所以有时很难将每个会议分类到适当的类别中。这就是为什么我生活的黄金法则:我必须 想要 从我的会议中得到实实在在的东西。
有时候，我希望我的每个直接下属要么看着我的眼睛告诉我他们的问题，要么告诉我他们没有问题。如果整个交流只需要三分钟，我完全没问题。其他时候，我真诚地希望从房间里的每个人那里了解他们认为我们下一季度应该做什么。如果我不想从每个人那里知道，我为什么要邀请他们？
许多会议的存在仅仅是因为有人认为它们听起来是个好主意。要从你的团队中偷走几个小时有成效的工作，你需要一个真实的，有形的东西，你想从时间中得到。
“跨团队演示和教学会议呢！?"我听到你哭泣。我认为它们不是这些规则的例外，你应该有一个切实的理由。但是，如果你一定要举办，我建议你可以选择是否参加。 如果没有真正的理由我需要在那里，你必须给我自主权，让我自己决定如何最好地利用我的时间。
传达每个人的角色
在手机和笔记本电脑的时代，人们不再被迫关注周围发生的事情，许多人自由地行使这一选择权。会议主持人有一个对抗脱离的主要工具:确保房间里的每个人都知道他们为什么在那里。
如果有人在房间里只是为了获取信息，那么发送会议记录很有可能对他们也有好处，只需要十分之一的时间。你不必看着每个人的眼睛，直接与他们的灵魂对话，但当你描述会议的目的时，无论是在议程中还是在面对面时，都应该包括你希望每个人或每组人能够做出的贡献:“我要求你们都参加，因为你们要么是为 X 编写代码的团队的一部分，要么是平台设计的一部分”；“我邀请了我们定量科学团队的一些人，因为我担心我们会引入一些偏见，我希望他们能让我们保持诚实”；或者“我不确定我们应该怎么做，所以我邀请了一群已知的问题解决者。”
那里不需要的人怎么办？老实说，这很难，这取决于你所在公司的文化。理想情况下，你可以在事后向更广泛的群体发送通知。如果你要解决的问题特别有争议，你可能需要给所有可能感兴趣的人发一封邮件，看看谁认为他们需要被包括在内。我的哲学是不经允许就进行讨论，广泛地发送笔记，并愿意针对笔记上的评论重新打开话题。这对你和你的组织是否有效，很大程度上取决于环境和信任。
有计划
拼图的最后一块，也是经常被忽视的一块，是要有一个计划。你不能把一群人聚集在一个房间里，在没有计划的情况下说“这是一个问题，让我们解决它”，除非你附带一盒随机的东西，以便在任务中使用，阿波罗 13 型。有时会成功——有人对如何进行提出了建议，你就从那里开始——但通常只会是一场灾难。如果你正在主持一个会议，你必须有一个实现目标的计划，即使房间里没有其他人给你任何帮助。
想象一下，你走进房间，清楚地说明为什么你们都在那里，确保每个人都知道你希望他们做出什么贡献，然后……沉默。你需要一个打破沉默的策略。
对于这一点，提问是很棒的。同样，备受喜爱、备受憎恨的将人置于困境的做法也是如此:“莎拉，你已经与这个系统合作了很多——你最大的痛点是什么？”根据我的经验，不需要很多直接的问题就能让事情有所进展。
这三个基本原则解决了许多潜在有害的会议动态。人们跑题了:他们有没有帮助你从会议中得到你想要的东西？没有吗？那你知道该怎么做了。有人全神贯注于他们的电话:他们知道他们为什么在那里吗？用一个问题提醒他们。
还有很多其他好的技巧和技术可以用来主持会议，但是这三个原则是基础，没有它们就很难成功。
