让会议变得不那么糟糕:召开有效会议的 10 个步骤
让会议变得不那么糟糕:召开有效会议的 10 个步骤
运行有效的会议？没那么快。我将要分享的策略导致了美国零售业最大的转变之一。我不想夸大其词，但我想告诉你最简单的商业解决方案通常是最好的。
开有效的会议:让你的会议不那么糟糕
几年前，我与一家大型零售商合作。他们迅速增加。在的高管领导力培训中，我很快发现每个人都参加了关于会议的会议。人们忙于开会，无法完成工作。
召开有效的会议
我问，“你的会议投资回报率是多少？”他们看起来很困惑。
我很快让他们计算他们在会议上的花费。你这样做也很容易。我概述了以下步骤。
这家零售商每年花在会议上的费用约为 130 万美元——仅在管理层。
我让他们想出三个标准来衡量一次成功的会议。他们说，“如果会议准时开始，准时结束，并能很好地利用时间，那将是不可思议的！”
给你的会议打分:你的会议有多有效？
然后我问他们，从 1 到 10，你们会根据标准给你们的会议打几分？平均成绩是 5.9 分——对于 130 万美元的投资来说，这是一个不及格的分数！
他们立即实施了以下步骤来进行有效的会议。一年后，他们在会议上的花费少了很多，平均分数提高到了 9.2 分(没有人能达到 10 分)，这是美国零售业最重要的转变之一。
难道都是因为遇到 ROI 吗？当然不是，但它确实有帮助。你的公司可能花很多时间在会议上。难道不应该确定自己获得的是高回报吗？
快速警告:这个策略不会花你一分钱。这是过于明显和令人尴尬的简单。这可能会给你的公司带来今年最高的投资回报率。由于这种策略简单，人们很容易忽略它。这也可能导致积极的(相对于惩罚性的)责任。
这种策略可能并不适用于每一次会议。不要去想这种方法行不通的情况，而是去想它行得通的情况。不要做一个懦夫。做一个领导者，尝试一下。
如果你有一种不允许人们透明的文化，这种策略是行不通的。你有更重要的问题。
什么是满足投资回报率？
满足投资回报率(ROI)是一种非科学的方法，用来衡量你在会议上投入的时间、金钱和才能所获得的投资回报(ROI)。你已经在会议上投入了大量资金，但却没有衡量回报。
10 个步骤让你的会议变得不那么糟糕，更有效率
(活动顺序至关重要)
- 让你的团队计算出他们每周花多少时间在内部会议上。乘以 52(周)。
- 算出他们的时薪(如果他们是领薪水的，拿他们的年薪加工资税，等等。并除以一年的 2080 小时)。
- 开会时间乘以他们的时薪。
- 把大家的时间和工资加起来，得出一年内在内部会议上花的钱。这还没有考虑坐在会议中相对于销售、建立客户关系等所损失的机会成本。
- 让你的团队列出会议取得巨大成功的因素(例如，议程、人们有备而来、准时开始和结束、时间利用得当等)。).让他们从列表中选择 2 或 3 个最重要的项目。换句话说，如果这些标准做得非常好，会议将会极大地利用时间和才能。
- 创建一个基线:让你的团队根据选择的标准给你的会议打分。取大家分数的平均值。让这成为你的起点。
- 看看你每年花在会议上的时间和分数的对比。你对这个成绩满意吗？把它想象成一个字母等级——5.9 就是 F (59%)。
- 准备好你的文化，开始评分会议。设置系统以获取和跟踪每次会议的分数。看着你的会议和文化开始少吸。
- 为你的公司会议设定一个目标。许多人希望会议平均得分为“9”(似乎没有人给 10 分)。
- 一旦你实现了你的目标，回到你在第 5 条中提出的标准。看看你是否有其他标准可以用来给你的会议打分并继续改进。
如何给你的会议打分——举例
每次会议结束时，快速(不超过 5 分钟)绕桌一周，了解每个人的分数。平均分。把它记在特定会议的报告卡上。
如果有人的分数低于 7 分，快速问他们，“什么会使它成为 9 分或 10 分？”你通常会听到这样的回答，“我不需要在这里”或“这可以通过电子邮件解决。”没关系。要真实，要透明。不要自卫。
张贴公司所有不同会议的分数，作为一种有趣的方式来建立责任感和健康的竞争。
做对你和你的公司有益的事情。不要淡化这一点，因为这会让人们对虚伪嗤之以鼻。
除了提高财务业绩、生产率和改善公司沟通，当你根据一套相关标准对会议进行评级时，你会在你的公司引发真实可信的对话。
有效会议的成果
当您对会议进行分级时，会产生几个重要结果:
- 会议负责人变得高度敏感，以确保会议能很好地利用每个人的时间，并遵循选定的评分标准。
- 公司领导层可以拿到所有内部会议的成绩单。他们会知道哪些会议需要他们的关注，哪些会议进行得很好。
目标是改善，而不是惩罚性的骚扰！你会让你的会议不那么糟糕吗？
原载于 2017 年 10 月 5 日【dandoadvisors.com。