今天如何开始有效的会议
今天如何开始有效的会议
原文：https://medium.com/hackernoon/how-to-start-running-effective-meetings-today-d23bf32944df
如果你还在工作，并且想出去为自己工作，你能做的最好的事情之一就是开始召开更好的会议。
几乎在每家公司，都有人可以召集 10 个人开会，费用超过 1000 美元/小时，但实际上不会花 1000 美元的公司资金。然后，除了参加会议的人太多之外，他们还让会议以无效的方式拖延。更糟糕的是，在大多数情况下，会议不会产生任何结果，也不需要召开。
以下是如何开一个有效的会议。
与老板或同事的小型会议
当你只和另外一个人会面时，你应该在会面前几天开始准备。你需要把你需要在会议中谈论的三件最重要的事情以及你希望在会议结束前做出的单个决定发给他们。
你还应该询问对方想要谈论的三件事，以及他们认为需要在会议结束前做出的单个决定。
你经常会发现，你认为需要做的那个决定和你的老板/同事认为需要做的那个决定是不同的。如果是这样，你还没准备好开会。不要为了开会而开会——那只是浪费大家的时间，而且递归。
提前做好准备，用几封电子邮件就需要在预定会议结束前回答的单个问题达成一致。
然后到了开会的时候，从对方最关心的问题开始。记得倾听并提出好的问题。你的目标应该是尽可能有效地重复对方的观点。如果你不能做到这一点，那么你还不了解他们。这不是争论你的立场，而是从双方的角度去理解，这样在会议结束时，你们双方都能做出对公司来说最好的决定。
一旦你理解了对方的立场，你就可以继续你要说的了。看到你花时间去理解他们，大多数人会非常乐意坐下来倾听，深入提问，这样他们就会理解你的立场。
然后做出决定，继续前进。
小组会议
一旦会议涉及两个以上的人，你需要做更多的准备工作，以使会议有效。你应该有一个议程，并在最后做出一个决定。
团队会议失败的最大原因是，为了确保会议令人满意，事先没有做什么工作。有两个关键领域你需要提前做好准备。
首先，你需要让尽可能多的人退出会议。停止玩办公室政治，只邀请需要的人。你能从会议中裁掉的人越多，会议就越有可能成功并准时结束。
第二，你需要缩小会议能产生的决策范围。你可以事先通过电子邮件就真正可行的方案达成共识。只有那些通过电子邮件达成一致的选项才应该在会议上讨论。离开其他人，如果有人提起他们，就说不。
结束会议
如果你一直坚持到会议结束，那么你只完成了会议效率的 20%。结束不是仅仅停止会议，让每个人各走各的路的时候。是时候做好以下四件事了。
首先，你需要确保如果会议之外有任务要完成，它们都有名字。在每个人走之前，确保你检查了每个人负责的任务，并确保他们承认自己的责任。
其次，给这些任务设定一个时间表。很多时候，这些任务就这样消失了，再也看不见了。你不应该玩沃尔多在哪的游戏？有事情要做。
第三，确保每个有任务的人都知道任务完成后他们需要跟进谁。通常是会议组织者，但是不要假设人们会跟进。说清楚。足够清楚，你总是可以问他们，当任务完成时，他们向谁汇报，并让他们说出来。
最后，检查所有需要完成的任务。阐明他们的时间表，以及谁得到任务完成的报告。通过电子邮件向参加会议的人传达这一信息。采取这个额外的步骤来确保事情被写下来将有助于确保任务真正完成，并且每个人都知道他们已经完成了。也不要因为一封电子邮件就停止跟进，但是要在截止日期前跟进，确保事情按计划进行。如果可以的话，在到期日之前跟进，确保事情不会偏离轨道。
如果…会怎样
几乎每个办公室都有这样一个人，他总是反对任何想法。他们经常被认为是团队中的“现实主义者”，但更多时候他们是帮助维持现状的人。他们不喜欢冒险，会竭尽全力确保没有人会抬头冒任何风险。
如果可能的话，不要邀请这个人参加你的会议。让他们通过电子邮件参与进来，看看他们在会议中提出的异议，但不要让他们来。保持现状是普通企业所做的，没有人醒来后希望自己只是普通人。
另一个你不应该邀请参加会议的人是那些没有提前参与到会议中来缩小会议焦点的人。当他们出现时，他们问了一堆问题，这些问题在电子邮件中得到回答，并提出了一些在会议之前已经提出的想法。如果你的会议中有这样的人，你需要在会后和他们私下谈谈。让他们知道，不提前做好准备来参与讨论是在浪费每个人的时间，如果他们不做好准备，就不会被邀请参加未来的会议。
如果有人提出了一个应该被谈论的伟大想法怎么办？当然要谈论它，但是要给它一个时间限制，并认真讨论哪些想法应该从议程中删除，因为它的价值最低。不要让人们没完没了地向会议桌上添加新的想法(除非你是为了产生大量想法而召开会议)。不是每个想法都是好的，你需要开始对更多的想法说不。
有时候你参加一个会议，你不能做那个单一的决定。可能会有新的信息，或者你没有事先做好工作来确保每个人都知道这些选项。即使你不能做出那个单一的决定，你也需要确保人们有责任获得必要的信息，让你做出你需要做出的决定。仍然要做所有的跟进工作，并计划下一次会议，确保你得到所需的信息。
如果你想成为一名出色的顾问，那就从主持出色的会议开始吧。提高会议的效率，减少会议占用的时间，会让你对你现在的雇主更有价值，也意味着当你在经营自己的生意时，你会主持很棒的会议。
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