有效会议的黄金法则:让会议更有成效
有效会议的黄金法则:让会议更有成效
由莫莉信使，参谋长，Udemy
如果你的任务是主持你的第一次会议，你可能会认为作为与会者坐在会议上的那些时间已经让你做好了充分的准备。但它们都是好的会议吗？成为主导者会带来额外的责任，并需要不同的心态来获得你想要的结果。
首先，想想你参加过的“糟糕”会议。我猜他们没有组织也没有重点。也许你觉得会议没有意义，或者想知道你为什么会在那里。这些会议领导人未能设定明确的预期，控制讨论，并引导讨论取得富有成效的结果。
你不想成为那个人吧？
在 Udemy 大会上，我们认真审视了我们的会议文化，并发起了一项倡议，旨在提供一个框架，帮助人们决定何时真正需要面对面的会议，以及如何充分利用这段时间。我认为，每一位初次会面的领导人都应该牢记这条建议。
不要即兴发挥 作为一名忙碌的职业人士，你可能会试图放弃准备工作，告诉自己你已经知道自己想做什么。然而，计划不周的会议最终会导致更多的会议试图完成第一次错过的事情。值得思考的是，你为什么要开会，或许最重要的是，会后需要做什么。我们的框架要求会议领导人明确定义他们会议的目的，分享详细的议程，并提前传达期望的结果，以从一开始就建立共识。作为一名新手会议主持人，你可能倾向于邀请某些人“以防万一”，但这可能会浪费每个人的宝贵时间。指派一名与会者随后进行沟通可能比让某人在房间里坐 30 分钟来权衡一个需要 30 秒的决定更有意义。你还应该计划在每个议程项目上花多少时间，这样你就不会匆忙赶完重要的话题。看着时钟(或者，更好的是，指定一个计时员)以确保你涵盖所有事情。
了解团队动态 如果这是你第一次主持会议，你可能只需要专注于完成你的议程。但作为会议主持人，你的工作是促进富有成效的对话，而不仅仅是核对清单上的项目。不要只看你的演示文稿；留意房间的其他地方。
成功的团队通过征求不同的想法做出更好的决策。要做到这一点，你的文化需要建立在对心理安全的承诺上，这样人们就会觉得他们可以不同意并挑战对方，而不用判断或报复。注意是否某些与会者主导了谈话或打断了其他人。建立一个“上一步/退一步”的规范，鼓励安静的人大声说话，而那些倾向于主导谈话的人被要求为他人腾出空间。从战术层面上来说，注意那些在手机和笔记本电脑上忙碌而不是关注讨论的与会者。许多会议失败仅仅是因为当团队需要时，人们没有倾听和提供意见。礼貌地要求每个人关闭设备是没问题的。
钉死你的终点 当领导你的第一次会议时，最重要的事情就是从经验中学习。向团队寻求反馈。在会议结束时，总结你们谈论的内容，并检查你们是否达到了目标，是否分配了行动项目，以及是否有针对负责人和截止日期的明确计划。如果你的办公室有会议超负荷的文化，总会有一个或几个人冲出房间，因为他们两分钟后有另一个会议要开始。这就是为什么看时间很重要，确保你已经涵盖了重要的讨论主题以及项目管理的需求，这将使你走上正轨。任何人都不应该在没有完全了解决定是什么、他们的责任是什么以及他们应该在什么时候完成任务的情况下离开房间。
最初发表于【www.hr.com】。